Als Studentin & Bloggerin sitze ich viel am Schreibtisch. Hier spielt sich ein großer Teil meines gewöhnlichen Tagesablaufs ab. Mein Morgen beginnt hier mit dem Abrufen der Emails, dem Abarbeiten von Uniaufgaben oder Projekten für den Blog, Kunden oder meine Vereine.
Egal ob beruflich oder privat: Wenn du diesen Beitrag liest, dann geht’s dir bestimmt ähnlich. Du sitzt gerade am Schreibtisch und bist auf der Suche nach einem Plan. Einem System. Denn auf Dauer geht’s nicht ohne. Egal in welchem Bereich: Wir brauchen Struktur, Ordnung und einen funktionierenden Workflow.
Den eigenen Workflow finden
Gerade im vergangenen halben Jahr habe ich mir eine Arbeitsroutine eingerichtet, die es mir erlaubt, meine vielen verschiedenen Baustellen zu überblicken, Aufgaben schrittweise abzuarbeiten und Prioritäten zu setzen.
Ich habe trotzdem noch das Gefühl, dass da Optimierungsbedarf besteht. Das wird auch immer so bleiben. Schließlich entwickeln wir uns weiter, treten nicht auf der Stelle, werden besser. Produktiver.
In meinem Beitrag (übrigens einer der allerersten hier auf dem Blog – inhaltlich aber noch absolut zutreffend) 7 Tipps, wie du endlich produktiv wirst, habe ich euch bereits erklärt, wie ich meinen Drang zur Prokrastination bekämpfe. Das ist die Grundvoraussetzung für eine produktive Arbeitsroutine.
5 kostenlose Apps und Tools für einen besseren Workflow im Home Office
Meine täglichen Aufgaben & Projekte gestalte ich momentan mit der Hilfe von 5 kostenlosen Apps und Tools, die meinen Workflow im Homeoffice wesentlich verbessern.
Ich liebe sinnvolle Apps und Programme! Zwar nehmen sie mir keine Arbeit ab, helfen mir aber dabei, die anfallende Arbeit zu strukturieren, zu gliedern, vorzubereiten etc.
1. TRELLO – Kluges Projektmanagement
Ich habe euch bereits von meiner Liebe zum Projektmanagement-System TRELLO erzählt. Ich plane damit (fast) alles, vor allem aber meine Blogposts und To Do’s rund um JOLIMANOLI.COM.
Trello erleichtert mir in vielerlei Hinsicht das Bloggen. Denn mit diesem Online-System kann ich immer und überall (!) Ideen sammeln, Checklisten verwalten und einen flexiblen und dynamischen Redaktionsplan kreieren.
Bei manchen Projekten nutze ich TRELLO sogar im TEAM. Denn das ist eigentlich sogar der Grundgedanke des Programms. In Echtzeit kann man hier gemeinsam an Projekten schrauben, Anhänge und Dateien bereitstellen, brainstormen uvm.
Dabei ist es einem selbst überlassen, wie man TRELLO nutzen möchte. Ich selbst arbeite dort im Kanban-Verfahren. Das bedeutet, dass ich Aufgaben von links nach rechts schiebe – von „TO DO“ über „IN ARBEIT“ hin zu „ERLEDIGT“. Das hilft mir enorm, sofort zu erkennen, wo ich mich im Arbeitsprozess gerade befinde.
Das funktioniert für Uniaufgaben, den Haushalt, für’s Business oder für den Blog gleichermaßen gut.
2. Todoist – alle To Do’s auf einen Blick
Neben Trello nutze ich das Programm Todoist als klassische To-Do-Liste für den Desktop. Hiermit kann ich mit meine To-Do’s in Kategorien und Prioritäten sortieren und eine Frist einstellen, an die mich das System via Push-Nachricht erinnert. Während ich TRELLO eher für einen langfristigen und großflächigen Überblick nutze, ist Todoist für mich einfach digitaler Ersatz für eine tägliche oder wöchentliche ToDoListe. Hier sammle ich auch sehr kurzfristige Aufgaben (z.B. Anrufe erledigen, Müll rausbringen, Rechnungen bezahlen etc.). Den großen Vorteil sehe ich auch in der Cloud-Lösung dieser App. So habe ich meine brandheißen Aufgaben immer dabei – ob zuhause am PC, am Notebook oder auf einer App auf dem Smartphone.
3. Evernote – Ideen und Notizen sammeln
Evernote ist ein Klassiker – wer kennt es nicht oder hat es nicht bereits schon einmal ausprobiert? Ich jedenfalls habe die App schon mindestens 10 mal installiert und wieder deinstalliert, bevor ich wirklich herausgefunden habe, WOFÜR ich Evernote eigentlich benutzen möchte. Denn letztendlich kann Evernote alles und nichts – ähnlich wie Microsofts ONE NOTE kann man in Evernote Notizen erfassen und diese auch im Team teilen.
Soweit so gut – aber das mache ich ja bereits mit Trello.
Evernote nutze ich mittlerweile tatsächlich schlicht dafür, meine Blogposts vorzuschreiben und zu editieren bzw. Andere texthaltige Projekte vorzubereiten. Natürlich kann man das auch in jedem anderen Textverarbeitungsprogramm (Word, Pages etc. ) machen. Der große Vorteil liegt für mich hier ebenfalls in der Cloud-Lösung. Mit Evernote habe ich meine Blogposts sowohl auf dem PC greifbar, als auch auf dem Notebook. Somit kann ich immer und überall auf meine Inhalte zugreifen oder spontane Einfälle sofort umsetzen. Das ist für meinen idealen Workflow mittlerweile essentiell.
4. Flat Tomato – fokussiert arbeiten
Stichwort: ZEITMANAGEMENT. Wer selbständig arbeitet oder viel am Schreibtisch sitzt, der weiß, wie gerne man sich von anderen Dingen ablenken lässt. Da wird mal „schnell“ die Spülmaschine ausgeräumt oder ein Kaffe mit der besten Freundin getrunken – schon sind die Aufgaben vergessen. Dass Facebook, Instagram und Co. ebenfalls absolute Zeitfresser sind, muss ich ja nicht erwähnen.
Ich nutze FlatTomato noch nicht lang, aber seitdem arbeite ich in gewissen Zeitabständen viel fokussierter. Dadurch werde ich insgesamt produktiver, was meinen Workflow enorm steigert!
Das Programm der App basiert auf der „Pomodoro-Technik“. Diese sieht es vor, dass man in festgelegten Zeitintervallen arbeitet und pausiert. Konkret: 25min Arbeitszeit gefolgt von 5min Pause. Dieser Zyklus wiederholt sich vier mal. Dann spricht einem die App eine größere Pause von 15min zu.
Ihr werdet nicht glauben, wie sehr man sich an die Zeitintervalle und die dazugehörigen Pausen gewöhnt. Dadurch, dass man kleine Erfolgserlebnisse genieren kann (25min fokussiert zu arbeiten ist definitiv ein kleiner Erfolg, juchu!), geht man viel motivierter an die Arbeit. Aber man merkt auch, wie wichtig diese Pausen sind und wie gut sie unserem Körper tun. Die Zeit nutze ich, um mir neuen Kaffee zu holen, auf Toilette zu gehen, kurz frische Luft auf dem Balkon zu schnappen, einen kleinen Snack zu essen etc.
5. Slack – Messenger für Team-Kommunikation
Wenn man im Team arbeitet ist Kommunikation das A&O. Aber ständig Emails zu schreiben ist lästig und auf Dauer unübersichtlich. Da sind unsere bekannten sozialen Netzwerke und Messenger doch um einiges praktischer. Doch da lauert auch die Gefahr! Wer in WhatsApp oder dem Facebook Messenger mit seinen Teamkollegen chattet, der kommt schnell vom Hölzchen auf’s Stöckchen oder wird durch andere blinkende Nachrichten abgelenkt. Ich nutze deshalb gerne das Programm SLACK für die Kommunikation im Team. Hier kann man Arbeitsgruppen bilden und mit seinem Team oder einzelnen Teammitgliedern kommunizieren.
Die einzige Ablenkungsgefahr: Die Gif-Funktion. Oh je. 😉
DIGITAL ODER KLASSISCH – mit Stift und Papier?
Obwohl digitale Tools mittlerweile meine festen Begleiter sind, die meinen Workflow verbessern, kann ich nicht ganz auf Stift und Papier verzichten. Neben mir liegt immer ein Kritzelblock, ein Bleistift und ein Kugelschreiber. Damit halte ich lose Ideen fest, mache mir kleine Skizzen, notiere Stichpunkte aus Telefonaten. Ich denke, am Ende macht es die Kombination. Es gibt nicht DIE App oder DAS Tool, das einem all die Arbeit abnimmt. Die Programme dienen nur als Stützen im Alltag, als Pfeiler und Hilfen, die uns den Weg erleichtern können.
