Wie mir TRELLO bei der Planung meiner Blogposts hilft

Vor einiger Zeit bin ich auf ein Tool gestoßen, welches sich momentan nicht mehr aus meinem Arbeitsprozess wegdenken lässt. Das Zauberwort heißt TRELLO.

Heute verrate ich euch, wie ich meinen Redaktionsplan und meine Blog-To-Do’s mit diesem tollen Tool organisiere – und das sogar völlig kostenlos.

Los geht’s!

TRELLO: From Zero to Hero in 10 Minutes

Lange Zeit hatte ich Null Plan.
Als ich mit dem Bloggen angefangen habe, habe ich einfach wahllos drauf losgebloggt, mir keine Gedanken über den nächsten oder übernächsten Blogpost gemacht.
Mit herkömmlichen Listen war ich unzufrieden.
Ich wollte etwas haben, was sich absolut flexibel verändern lässt, visuell ansprechend  und vor allem TEAM-fähig ist. Mit Listen war das nicht möglich. Viel zu zeitaufwändig, viel zu statisch und unübersichtlich. Wer soll in dem Zettelwust noch durchblicken? Und was, wenn man mal unterwegs ist?

Dann habe ich TRELLO entdeckt und mich durchgeklickt. Habe mir ein paar Tutorials und Artikel darüber durchgelesen und war sofort begeistert.

Innerhalb von 10 Minuten habe ich mir eine simple Struktur für meinen Arbeitsprozess überlegt, Boards, Listen und Karten für aktuelle Projekte erstellt.
Doch was ist TRELLO eigentlich?

TRELLO, das Online-Tool für schöneres Projektmanagement

TRELLO ist eine Online-Projektmanagement-Tool, das nicht nur funktionell, sondern auch visuell einiges zu bieten hat. Perfekt für alle Kreativen und die, die es werden wollen!
Mit TRELLO organisiert du deine Projekte über Boards, Listen und Karten.
Dabei ersetzt das Board sozusagen den dicken Ordner, die Listen sind die einzelnen Register im Ordner und die Karten stehen für einzelne Aufgaben oder Positionen.

TRELLO ist team-fähig. D.h. du kannst zusammen mit anderen Nutzern an bestimmten Projekten arbeiten, Aufgaben zuteilen und Kommentarfunktionen nutzen.
Das Ganze funktioniert nicht nur am Desktop, sondern auch mobil. Die Synchronisierung ist live – und das ist im digitalen Zeitalter unheimlich praktisch.

Blogposts planen mit Trello: So geht’s

Jetzt will ich aber nicht länger um den heißen Brei reden. Ihr fragt euch bestimmt: Wie kann man mit Hilfe von Boards, Listen und Karten einen funktionierenden und flexiblen Redaktionsplan erstellen?

Deshalb möchte ich euch heute mal‘ durch meine Struktur führen, die euch vielleicht Anregungen für euren eigenen Workflow mit TRELLO geben kann.

Also zunächst einmal: TRELLO Account erstellen und ab dafür!

TEAM #DeinenBlognamenHierEinfügen erstellen

Ich bin mir fast sicher, dass fast niemand seinen Blog völlig allein verwaltet. In den meisten Fällen steht der Partner mit einem Bein mit im Salat. Die beste Freundin oder die Schwester macht eure Outfitbilder oder ihr arbeitet fest mit einem Fotografen zusammen. Manch einer hat vielleicht sogar einen Mitarbeiter, Praktikanten oder oder oder.

Wer auch immer der Mann/die Frau an eurer Seite ist, oder ob bei gewissen Projekten sogar noch mehr Menschen mitarbeiten: Trello bietet hierfür wirklich die optimale Lösung.

Also startet ihr zunächst damit, euer Team zu erstellen und die Mitwirkenden einzuladen.

Blogposts planen mit Trello – Team erstellen

Über den +-Button könnt ihr neue Teams erstellen. Nun steht ihr vor der Auswahl, ein privates oder öffentliches Team zu kreieren. Für unsere Blogplanung habe ich mich für ein Privates Team entschieden. Somit ist es für Personen außerhalb des Teams nicht sichtbar.
Das Team hat ein Teamprofil, welchem ihr sogar eure Website URL, eine Beschreibung und ein Foto (z.B. euer Logo) zuweisen könnt. Das macht’s doch gleich etwas professioneller, nicht wahr? 😉

So sieht unsere Team-Profilseite aus: 

Blogposts planen mit Trello: Meine Boards & Listen

Eine neues Board zu erstellen ist überhaupt nicht schwer. Trello führt euch durch seinen visuellen Ansatz ziemlich gut und übersichtlich durch alle Funktionen. Über „Neues Board erstellen“, könnt ihr gleich loslegen. Weist das betreffende Board auch direkt eurem Blog-Team zu, damit alle Mitglieder Zugriff darauf haben.

Innerhalb dieser Boards könnt ihr sogenannte „Listen“ anlegen.
Listen können prinzipiell alles mögliche enthalten. Für gewisse Projekte macht es Sinn, sich mittels der Listen sogenannte „Strecken“ zu kreieren. Dabei können die Aufgaben von „To Do“ über „In Progress“ zu „Done“ wandern.
Ich mach das ganz ähnlich, habe aber für jedes meiner Boards eine eigene Struktur, die für mich am meisten Sinn ergibt. Mehr dazu erfahrt ihr gleich.
Im obigen Bild seht ihr auch direkt, welche Boards ich mir für meine Blog-Organisation angelegt habe.
Das kann bei euch ähnlich aussehen, muss es aber nicht. Jeder hat seine eigenen Prioritäten und Themenfelder, sodass sich bei der Erstellung der Boards die Geister scheiden können.

Insgesamt genügen mir aktuell diese vier Boards, die eigentlich alles, was mit der Blogarbeit zu tun hat, übersichtlich abdecken:

JOLIMANOLI – Beitragsideen 

In diesem Board sammel ich erst einmal alle Ideen, die mir in den Kopf kommen in sogenannten „Karten“. Karten können alles mögliche enthalten – wir werden später noch einen genaueren Blick darauf werfen, welche Funktionen sie bieten.
Unabhängig davon, ob ich die Ideen wirklich umsetze oder ob sie für immer bloße „Ideen“ bleiben,
finde ich es praktisch, einen Ort für sein Brainstorming zu haben, den man auch mobil immer dabei hat. Sobald mir eine neue Idee kommt, landet sie sofort in meinem „Ideen-Board“.

Dieses Board habe ich mit Hilfe der Listen in die Kategorien unterteilt, die man auch bei mir auf dem Blog findet. So kann ich jede Idee direkt einer Kategorie zuordnen – dadurch wird alles sofort viel übersichtlicher und strukturierter. Wenn ich also auf der Suche nach einem Blogpost bin, den ich umsetzen kann, kann ich gezielt in den verschiedenen Kategorien suchen. Wenn gerade eine Beauty-Post dran war, werde ich vermutlich zunächst eine andere Kategorie durchstöbern, um meine Postings möglichst abwechslungsreich zu gestalten.

Hier seht ihr einen Einblick in mein Ideen-Board. Die Ideen sind absolut roh formuliert und noch nicht mit endgültigen Überschriften oder Titeln gleichzusetzen. Es geht hier wirklich zunächst um eine Ideensammlung.

Jolimanoli – Geplante Beiträge

Mein Prozess – Blogposts planen mit Trello – findet eigentlich in genau diesem Board statt.
Wenn eine Idee konkreter wird, sodass ich sie umsetzen möchte, wandert die entsprechende Karte aus meiner Ideensammlung in das Board „Geplante Beiträge„.

Dieses Board hat genau eben jene Struktur, die ich oben bereits beschrieben habe.
Es ist unterteilt in „To Do“ , „In Progress“ und „Done“.  So habe ich meinen aktuellen Arbeitsfortschritt immer auf den ersten Blick präsent.

Die Karten wandern hier mit meinem Arbeitsfortschritt von links nach rechts. Gelegentlich lösche ich die Beiträge unter „Done“, wenn sie mir zu viel werden. Aber manchmal ist es auch ganz nett, zu sehen, was man in letzter Zeit alles umgesetzt hat.

Die Karten

Werfen wir nun einen genauen Blick auf meine Karten. Das „Geplante Beiträge“-Board, ist der Ort, an dem ich meine Karten mit „Leben fülle“. Die Karten bei Trello bieten eine Menge Möglichkeiten, einen Blogpost vorzubereiten.

So sieht eine typische Karte in meinem Beitrags-Board aus.
Ich liebe es, meinen Karten eine Checkliste hinzuzufügen. Etwas abhaken zu können, ist immer ein gutes Gefühl.
Meine Karten versehe ich aus visuellen Gründen grundsätzlich mit einem farbigen Label. Für alle Blog-Kategorien habe ich diese bunten Labels angelegt.

Die Kommentarfunktion gibt mir die Möglichkeit, spontane Einfälle, Content-Auszüge oder inspirierende Links direkt dort abzuspeichern, wo ich es brauche.
Natürlich kann man auch Bilder anhängen, Smileys setzen oder Mitglieder hinzufügen.

Aber das allerwichtigste für einen funktionierenden Redaktionsplan: 
Die Frist- und Kalenderfunktion! 

Einen flexiblen Redaktionsplan erstellen mit TRELLO

Ich ordne meinen Karten Fristen zu. Das ist nicht nur gut für mich und meine Motivation, sondern natürlich auch für den Blog. Klar, wenn man nicht gerade hauptberuflich bloggt, muss der Redaktionsplan gewissermaßen flexibel bleiben. Es kann immer mal was dazwischenkommen. Und das ist auch okay. Aber prinzipiell ist es gut und wichtig, den Überblick zu wahren.

Deshalb kann man mit Trello ganz einfach Fristen setzen, die dann in ROT auf der Karte erscheinen.
Setzt man den Haken für eine eingehaltene Frist, wird diese Box GRÜN und signalisiert damit: Du hast deine Aufgabe pünktlich erledigt.

In der kostenlosen Version von Trello gibt es die Möglichkeit, eine der vielen Zusatzfunktionen für ein einzelnes Board zu aktivieren. Meine Empfehlung: Aktiviert die Kalenderfunktion für euer Beitrags-Board. Denn das ist so ziemlich das nützlichste Tool, welches es dir ermöglicht, deine Fristen in einer Monatsübersicht zu sehen und somit einen tollen und natürlich flexiblen Redaktionsplan zu erstellen.
So sieht das bei mir ungefähr aus:

Das war auch eigentlich schon die ganze Kunst. Die weiteren beiden Boards, die ihr im obigen Bild seht, benutze ich zum Planen sonstiger To-Do’s, die rund um einen Blog anfallen (SEO, Social Media, Anschaffungen etc.) und ein Board für die Organisation der Kooperationen. Dieses Board gliedert sich von links nach rechts in „Anfragen“, „In Progress“, „Abrechnung“, „Erledigt“. So habe ich immer im Blick, was ich noch zu tun habe und was schon geschafft ist.

Ich hoffe, mein kleines Tutorial zu meinem Lieblings-Projektmanagement-Tool zum Blogposts planen mit Trello hat euch gefallen.
Mich würde nun interessieren: Wie plant ihr eure Blogposts? Nutzt ihr Trello oder andere Tools?
Setzt ihr eher auf klassische Listen?

Freue mich auf euer Feedback!